nella mia espeirenza di organizzazione posso fare un elenco delle spese principali...

game colombia 2008 - 18 ore - 150 partecipanti

ambulanza
donazione a sam di 300 euri
qulache metro cubo di cartine
qulache metro cubo di documenti missione
uno zippo inciso a partecipante
pali bandiere-bandiere-fascette da braccio
tende comando per i campi base
repliche mortai da 60mm funzionanti col colpo a salve (e che mortai!!)
casse di birra e acqua per i due campi base
...altro ancora ma ora non mi viene in mente..

il tutto a 20 euro a partecipante.
ora, tende e mortai ci restano certamente, ma serviranno per organizzare altri tornei e farli sempre più completi!

altro esempio

corso di cartografia open (che organizziamo a novembre) - 40 partecipanti

ad ogni partecipante diamo:

cartellina rigida portablocco con copertina
matita con gomma
pastello bicolore
2 coordinatometri
mi pare 3 mappe in formato a1
fogli appunti
tavole illustrate
simpatico gadget ricordo

e tutto questo resta ai partecipanti per un totale di 18 euro a cranio (+ sempre i soliti 2 euro a sam !!!)
metti in conto la benza e il tempo a girare come un cretino a provare il percorso, le telefonate per reperire il materiale e chiedere i vari permessi... non è che rimanga molto!