Elenco indicativo dei documenti da conservare presso la sede sociale
Come da titolo cercherò di indicare i documenti che devono essere conservati presso la sede sociale e mostrati, in caso di controllo, agli enti preposti
1. Atto costitutivo e Statuto vigenti (possono essere redatti da Nataio o semplicemnte registrati presso l'agenzia delle entrate)
2. Certificato di attribuzione del codice fiscale dell'associazione con indicazione del Presidente in Carica
3.Copia del Mod EAS
4. Libro soci
5. Libro Verbali del Consiglio Direttivo
6. Libro verbali Assemblee
7. Bilanci dal 2005 in poi
8. Copia dei contratti d'affitto o convenzioni relativi alla disponibilità dei locali ove è situata la Sede Sociale
9. Originali della Documentazione contabile , suddivisa per anno dal 2005 in poi
10. Deovno essere disponibili tutte le autorizzazioni dei Soci o dei tesserati all'uso dei propri dati personali
11. Copia della corrispondenza
Vediamo ora nel particolare i libri indicati nell'elenco di cui sopra:
IL LIBRO SOCI
Per ogni associazione e di fondamentale importanza distinguere l'attività svolta in favore dei soci e dei non soci, quindi l'associazione deve essere in grado di dimostrare chi sono i suoi soci.
Il libro soci è di di forma libera può essere sia di forma cartacea, anche a fogli mobili, e redatto a mano od in forma meccanografica, può essere adottato un libro unico per vari anni oppure un libro per ogni anno, non è obbligatoria la vidimazione del libro.
All'interno del libro soci oltre ai dati anagrafici di ogni socio è bene indicare anche la residenza, a seconda di quanto disposto dallo statuto o da regolamenti interni può essere indicato ogni altro dato ritenuto utile.
Il libro soci non deve essere esposto in sede e deve essere presentato ad ogni richiesta delle autorità preposte al controllo.
LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Come per il libro soci il libro dei verbali del C.D. (consigio direttivo) è di forma libera e può essere unico per vari anni o annuale, il libro in disanima deve essere conservato per un periodo 10 anni dalla data dell'ultimo verbale ed anche per questo libro non vi è obbligo di vidimazione.
Nel libro dei verbali devono essere trascritte tutte le delibere del C.D. in particolare devono essere annotate le nomine del Presidente del Vicepresidente e di tutte le cariche prevviste dallo statuto dell'associazione.
Devono essere indicati in modo dettagliato anche i poteri delegati al Presidente o ai sngoli componenti del C.D.
Il Vebale del C.D. deve contenere:
- Data ora e luogo della riunione;
- L'ordine del giorno;
- I nomi dei partecipanti;
- Deve essere indicato il nome del Presidente della seduta e del Segretario;
- La verifica della regolarità della convocazioen della seduta;
- La sintesi della discussione;
- Le decisioni adottate;
- I nomi dei votanti e degli astenuti;
- l'ora dello sciogliomento dell'assemblea;
- La firma del Presidente della seduta e del segretario.
Il libro deve essere a disposizione dei componenti del C.D. e deve essere mostrato a richiesta delle autorità preposte al controllo.
LIBRO VERBALI DELLE ASSEMBLEE
Bisogna premettere che lo statuto dell'associazione fissa le norme di funzionamento sia delle assemblee ordinarie che straordinarie, tutte le decisioni più importanti (es. approvazione bilancio, nomina del C.D., modifiche alla statuto ecc ecc...) devono essere prese dalla maggioranza dei soci.
Come per i precedenti libri anche questo è di forma assulutamente libera e valgono le medesime regole compresa l'obbligatorità della presentazione a richiesta delle autorità preposte al controllo.
Sul libro dei verbali delle assemblee deevono essere ripostati tutti i verbali delle assemblea siano esse ordinarie o straordinarie, è consigliabile trascrivere sul libro anche i bilanci approvati unitamente ad eventuali relazioni accompagnatorie al bilancio.
Per il contenuto dei verbali vale quanto detto per il verbale del C.D.
Questo è quanto per eventuali chiarimenti non esitate a chiedere, nei prossimi giorni inserirò altri argomenti in altre discussioni.
